AbrechnungDatev-Schnittstelle

Bank-Exporte

SEPA

Um SEPA in EBuS zu aktivieren, muss in diesem Dialog folgendes eingetellt werden:



Bank-Exporte SEPA


Format des Bankexportes: SEPA wird aktiviert, indem aus der Liste Sepa (D) gewählt und die Einstellung abgespeichert wird.

Mit der Aktivierung von SEPA wechseln die Einstellungsmöglichkeiten im Dialog. Folgende weitere Einstellungen sind vorzunehmen:

Feiertagsliste: Hier ordnet man zu, welche in EBuS hinterlegte Feiertagsliste für die Abrechnung gültig sein soll. EBuS berücksichtigt diese Feiertage dann automatisch bei der Errechnung des Rechnungsfälligkeitsdatums (RFD) bzw. den Vorlagefristen (= Einreichfrist der Lastschriftdatei) bei der Bank. In EBuS steht die SEPA-Standard-Liste TARGET_Banktage zur Verfügung, welche alle bundesweiten Bankfeiertage enthält. Der Anbieter muss ggf. mit der Hausbank abklären, ob weitere lokale Feiertage zu ergänzen sind. Sie können diese Liste dann manuell nachbearbeiten. Gehen Sie dazu bitte in das Menü Kunden → Abobuchungen bearbeiten und hier auf den Reiter Feiertagslisten. Machen Sie einen Rechtsklick auf den o.g. Feiertagskalender und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Feiertage bearbeiten. Nun können Sie durch Klicken der Box Löschen Feiertage löschen oder durch Klicken auf Neuer Eintrag Feiertage hinzufügen.

Vorlage für den Verwendungszweck: Mit der SEPA-Lastschriftdatei werden der Bank automatisch zu jeder Rechnung die vorgeschriebenen Daten wie Gläubiger-ID, Mandatsreferenz des Kunden, usw. übergeben. Zusätzlich stehen 140 Zeichen für den Verwendungszweck zur Verfügung. Die möglichen Variablen finden sich auch direkt in der EBuS-Hilfe:

Zusätzlich kann hier auch ein normaler Text eingetragen werden. Ein Umbruch ist nicht möglich.

Eillastschrift: Eine Sonderform der SEPA-Lastschrift ist die seit November 2013 verfügbare Eillastschrift, auch Cor1 genannt. Vorteil gegenüber der ursprünglichen Form:

Der Anbieter muss mit seiner Hausbank klären, ob die Inkassovereinbarung bereits Cor1 umfasst und damit in EBuS aktiviert werden darf. Wenn diese Option in EBuS aktiviert wird, wirkt sich die Änderung sofort auf alle in Folge (endgültig) verbuchten Rechnungen aus. Ist die Option nicht aktiviert, gelten die alten 2- und 5-Tage Vorlauffristen. Die Einstellung lässt sich jederzeit wieder zurücksetzen.

Sicherheitszuschlag: Obwohl es bereits Vorlauffristen von 1,2 oder 5 Tagen gibt, die zwischen dem Einreichen einer Lastschrift bei der Bank und dem tatsächlichen Abbuchungsdatum liegen müssen, möchte der Anbieter möglicherweise standardmäßig zusätzliche Puffertage einplanen. Diesen Sicherheitspuffer schlägt EBuS bei der Berechnung des RFD sowie der Vorlauffristen zu den bankseitigen Vorlauffristen auf. EBuS kalkuliert standardmäßig mit einem Zuschlag von 2 Banktagen, diese Zahl kann durch einen Eintrag in dieses Feld überschrieben werden und Werte ab 0 betragen. Die bankseitigen Vorlauffristen erhöhen sich also um den Sicherheitszuschlag und EBuS rechnet das RFD und die Vorlagefrist so aus, dass die hochgesetzte Vorlauffrist gewährleistet ist bzw. sich dazu ggf. über die hinterlegte SEPA-Zahlfrist (Menü Kostenarten, Reiter Rechnungstypen) hinwegsetzt. Der Sicherheitszuschlag ermöglicht ein Ausgleich, wenn bankinterne Frist-Uhrzeiten das tatsächliche Vorlagedatum von Lastschriften verzerren. Wird also eine Datei bei der Bank um z.B. 17 Uhr eingereicht, die Bank bearbeitet aber nur bis 16 Uhr den Empfang, so verliert der Einreicher möglicherweise einen Tag und hält ggf. damit eine Frist nicht ein.

Beispiel 1

Eine Rechnung wird am Mo, 02.12.13 erstellt mit einer Lastschrift über Cor1. Als SEPA-Zahlfrist sind 5 Tage eingetragen. Sicherheitszuschlag = 2 (=standard).

RFD:

Beispiel 2

Wie unter 1. aber als SEPA-Zahlfrist sind nur 2 Tage eingetragen.

RFD:

Wie man sehen kann, ist der Sicherheitszuschlag umso bedeutender, je kleiner die gewählte SEPA-Zahlfrist ist. Da die meisten Anbieter einige Tage SEPA-Zahlfrist eintragen werden, ist sie zudem vor allem für Rechnungen mit 5 Tage Vorlagefrist bedeutend, da hier schneller eine Differenz zur SEPA-Zahlfrist entstehen kann.

Alle weiteren Einstellungen betreffen die Konfigurationen für eine automatisierte Erinnerungsfunktionen über das Tasksystem.

Automatische Aufgabenerstellung für SEPA

Im SEPA-Kontext kann EBuS in Form von Aufgaben darüber benachrichtigen

Je nach Konfiguration werden Sie per Pop-Up oder auch E-Mail über die Erstellung einer SEPA-Aufgabe informiert.

Hinweis:

Für Bankexporte und Rechnungen wird der Task am Tag des letztmöglichen Abgabedatums erzeugt.

DTA

Wenn Sie den Export von DTA-Dateien (für ein Bankeinzugsverfahren) planen, können Sie hier wichtige Einstellungen vornehmen, die vor allem den späteren Kontoauszugstext der Kunden beeinflusst.

Bei Bedarf können Sie festlegen, dass je Bank-Lauf die Dateien doppelt erstellt werden. Für die Dateien können Sie dann unterschiedliche Regeln einstellen. Möglicherweise möchten Sie für die Bank eine DTA-Datei auf jeden Fall mit saldierten Rechnungen unter Ausgabe von Rechnungsnummern. Für den internen Gebrauch bzw. die Buchhaltung brauchen Sie hingegen möglicherweise die Positionen weiterhin aufgeschlüsselt, umso die Rechnungsverfolgung einfacher zu gestalten. Diese und andere Regeln können Sie erstellen, wie in der Folge erklärt wird.

Im Dialog sind eine Reihe von konfigurierbaren Merkmalen untereinander aufgeführt. Sie lassen sich wie folgt gliedern:Die ersten 9 Merkmale legen Sie für den ersten DTA-Export fest. Das 8. Merkmal Zusätzlichen DTA-Export erzeugen entscheidet darüber, ob mit dem Export eine zweite Art von DTA-Dateien erzeugt werden soll.

Falls Sie dies aktivieren, finden Sie mit den letzten 9 Merkmalen noch einmal die gleichen Einstellungsmöglichkeiten für den gewünschten zweiten wie schon für den 1. Export.



Sie können bis zu zwei DTA-Exporte pro DTA-Lauf erzeugen lassen. Für die Dateien können Sie unterschiedliche Einstellungen wählen.


Bitte beachten Sie die Hilfe-Texte im unteren Dialogteil für das jeweils aktivierte Feld.

Beipiel: Sie wählen für den belegweisen DTA-Export die Reihenfolge „Kundennummer, Rechnungsnummer, Kostenart” in der ersten Zeile. Auf dem Kontoauszug wird dann folgende Textstruktur erscheinen:

„Kd. [Kunden-Nr.], Rg. [Rechn.-Nr.], [Bez.Kostenart]” z.B.

„Kd. 4045, Rg. 34763, Tankkosten”

Wenn die Ausgabe die zulässige Höchstanzahl an Zeichen überschreitet, so verschwinden zunächst die Leerzeichen im Text, dann die Punkte zur Abkürzung und schließlich die Bezeichnungskürzel „Kd” bzw. „Rg”.

Die weiteren Zeilen des Kontoauszugs 2-14 sind ausschließlich für die Rechnungsnummern und -summen reserviert.

Eine weitere Einstellung zum DTA-Export können Sie jeweils abhängig vom Rechnungstypen definieren. So legen Sie im Register Rechnungstyp im Dialog Preisgruppen, Kostenarten, Konten fest, für welche Typen der DTA-Export rechnungs- bzw. belegweise erfolgt.

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