Rechnungstypen

Sie erreichen diese Tabelle über den Hauptmenüpunkt „Abrechnung” unterhalb des Dialogs Preisgruppen, Kostenarten, Konten.

In dieser Tabelle werden die Rechnungstypen verwaltet.

Die Tabelle dient der Verwaltung von Rechnungstypen. Es muss mindestens ein Rechnungstyp definiert sein, Sie können die Anzahl nach Bedarf erweitern. Die inhaltliche Erklärung von Rechnungstypen sowie Verweise auf weitere verknüpfte Programmteile erhalten Sie im Konzeptteil der Dokumentation.

Die Verwaltung der Rechnungstypen erfolgt nach dem typischen Muster zur Stammdatenverwaltung in EBuS mittels einer Stammdatentabelle.

Vergeben Sie zunächst als Schlüsselwert eine neue laufende Nummer. Es ist sinnvoll, die Nummern hierzu fortlaufend zu vergeben. Falls Sie nicht sicher sind, welche Nummer zuletzt vergeben wurde, können Sie auch während der Eingabe des neuen Datensatzes Ihre Tabelle nach den Nummern sortieren, indem Sie einmal auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken. Jede Nummer kann nur einmal verwendet werden.

Als nächstes vergeben Sie bitte die Bezeichnung für den Rechnungstyp. Der Name darf beliebig gewählt werden, muss aber einmalig sein. In anderen Dialogen referenziert EBuS den Rechnungstyp anhand des Namens. Wählen Sie daher eine möglichst aufschlussreiche Bezeichnung.

In der dritten Zelle wird eine wichtige Eigenschaft eines Rechnungstyps hinterlegt: Die Zahlungsfrist. Bitte tragen Sie hier die Anzahl der Tage ein, die dem Empfänger als Zahlungsfrist eingeräumt wird. Auf jeder späteren Rechnung dieses Rechnungstyps wird dann das Zahlungsziel als Datum automatisch ermittelt und im begleitenden Rechnungstext ausgegeben.

In der nächsten Zelle wählen Sie den gewünschten DTA-Exportmodus. Hier können Sie aus einer Pull-Down-Liste zwischen zwei Modi wählen: „Belegweise” und „Rechnungsweise”. Der Unterschied liegt später in der Ausführlichkeit, mit der die Rechnungen in eine DTA-Datei geschrieben werden. Beim belegweisen Export wird für jeden einzelnen Beleg der Rechnung eine eigene Zeile in die DTA-Datei und damit auch auf dem Kontoauszug des Kunden übergeben. Dieser Modus wird üblichlerweise nur angewendet, wenn Fixkosten abgerechnet werden. Häufig wird für gerade für diese Posten dem Kunden keine Rechnung zugestellt. Die inhaltliche Zuordnung von Betrag und Ursache sollte dann auf dem Kontoauszug für den Kunden nachvollziehbar sein. Beim rechnungsweisen Export wird hingegen nur der Gesamtbetrag in die DTA-Datei geschrieben. Der rechnungsweise Export bietet sich z.B. für Fahrtabrechnungen ein, welche aus vielen Einzelbelegen bestehen können. Der Begleittext auf dem Kontoauszug wird für beide Export-Modi im Dialog „Anbietereinstellungen bearbeiten”, im Register DTA-Exporte konfiguriert.

In der Spalte ”Rechnungssteller” stehen Ihnen die Einträge aus der gleichnamigen Tabelle im Nachbardialog zur Verfügung. Das Einpflegen von Rechnungsstellern muss also zeitlich vor der Definition von Rechnungstypen erfolgen.

In der letzten Spalte geben Sie an, ob Sie für den Nummernkreis dieses Rechnungstyps einen Präfix wünschen. Sie können das Feld einfach leer lassen, dann wird kein Präfix erzeugt. Wenn Sie hier jedoch ein Kürzel angeben, wird dieses Kürzel jeder Rechnungsnummer dieses Rechnungstyps vorgesetzt. Der Vorteil liegt darin, dass sich anhand einer Rechnungsnummer mit Präfix später schnell erkennen lässt, um welchen Rechnungstyp es sich handelt. Die Vergabe eines Präfix ist auf jeden Fall erforderlich, wenn Sie in den Anbietereinstellungen wählen, dass Rechnungsnummern nicht global, sondern nach Rechnungstyp vergeben werden. Im letzteren Fall zählt für jeden Rechnungstyp ein eigener Nummernkreis hoch. Ohne Präfix käme es dann zu doppelten Rechnungsnummern mit einer damit verknüpften Übersichtslosigkeit.

Hier einige weitere Beispiele für mögliche Rechnungstypen.

Wenn Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, können Sie den Datensatz mit dem Speicher-Button „Gewählte Speichern” sichern.